DMS (Document Management System) ComDoc
Sva poslovna dokumentacija
Lako dostupna i
Digitalno arhivirana
Uz DMS ComDoc rešite se papira i vodite evidenciju o dokumentaciji u nekoliko klikova!
Document Management System pruža vam mogućnost da odbacite višak papira iz kancelarije i zaboravite na stare i prašnjave registre.
ComDoc DMS softver – jedno rešenje za svaki dokument, bez suvišnih prekucavanja
DMS (Document Management System) ComDoc
Sva poslovna dokumentacija – LAKO dostupna i DIGITALNO arhivirana
Uz DMS ComDoc rešite se papira i vodite evidenciju o dokumentaciji u nekoliko klikova!
Document Management System pruža vam mogućnost da odbacite višak papira iz kancelarije i zaboravite na stare i prašnjave registre.
ComDoc DMS softver – jedno rešenje za svaki dokument, bez suvišnih prekucavanja
Besplatna radionica
(Document Management System)?
Na besplatnoj radionici saznaćeš više o tome kako ComDoc DMS (Document Management System) može unaprediti tvoje poslovanje
E fakture
DMS poseduje mogućnost komunikacije sa Sistemom elektronskih faktura. Sistem je moguće koristiti za neograničen broj faktura i za veći broj povezanih pravnih lica.
Arhivska knjiga
Kompletno rešenje usklađeno za svim zakonskim propisima, za lako i pouzdano arhiviranje dokumentacije i brzo i jednostavno vođenje arhivske knjige
Izbegnite dupli unos podataka
Ovaj Document management sistem je rešnje koje je moguće integrisati pomoću API-a sa bilo kojim ERP-om ili drugim poslovnim rešenjima.
Microsoft Nav / Microsoft BC / SAP
Šta čini DMS
(Document Management System)?
DMS aplikaciju čine tri modula – Digitalna pisarnica, Workflow i e-Fakture i Arhivska knjiga. Dokument se unosi u sistem i arhivira se pod zadatom kategorijom i određenim predmetom. Omogućen je automatizovan proces kretanja dokumenta, kroz workflow. Sistem prati životni vek i tok dokumenta i njegovu istoriju. Omogućeno je elektronsko vođenje delovodne knjige i digitalno potpisivanje.
1. Unos dokumenta
Dokumenta se u DMS mogu arhivirati na tri načina:
- Skeniranjem – arhiviranje dokumenata u papirnom obliku
- Učitavanjem – unos digitalnih dokumenata sa računara
- Generisanjem dokumenata iz šablona – arhiviranje dokumenata kreiranih na osnovu predefinisanog Word šablona
detaljnije
Pri unosu dokumenata u DMS, pored osnovnih atributa, dokument je moguće detaljnije opisati i dodatnim atributima, koji će biti od značaja za dalje upravljanje dokumentima u aplikaciji. Moguće je dodeliti nove atribute ili izmeniti postojeće, čime se kreira nova verzija dokumenta i omogućava praćenje istorije izmene dokumenta.
2. Organizacija dokumenta
U okviru DMS aplikacije razlikuju se tri nivoa organizacije dokumenata: Kategorije dokumenata, Tipovi dokumenata sa pripadajućim atributima, Predmeti.
detaljnije
- Kategorije dokumenata predstavljaju fizička mesta smeštanja dokumenata i osnov su za korisničke privilegije nad dokumentima. Stablo kategorija moguće je definisati shodno potrebama kompanije koja koristi aplikaciju.
- Tipovi dokumenata služe za podelu dokumenata na osnovu njihove prirode – Račun, Ugovor, Dopis. Svakom tipu dokumenta moguće je pripojiti odgovarajuće atribute koji su nosioci dodatnih informacija o dokumentu – Iznos, Rok za plaćanje, Pošiljalac, Datum prometa. Atributi dokumenata mogu biti Tekstualni, Datumski, Numerički i Enumerativni.
- Predmeti se koriste za logičko povezivanje dokumenata koji mogu biti smešteni u različitim kategorijama. Pristup i manipulacija dokumentima u predmetu ograničeni su korisničkim privilegijama samih korisnika.
3. Pretraga dokumenta
Jedna od glavnih karakteristika DMS aplikacije je brza i jednostavna pretraga arhiviranih dokumenata.
detaljnije
Sve informacije koje je korisnik uneo kao atribute dokumenta, kao i podaci koje sistem sam generiše prilikom unošenja dokumenata u sistem, predstavljaju parametre pretrage koji se mogu proizvoljno ukrštati.
4. Deljenje dokumenta
DMS aplikacija omogućava deljenje arhiviranih dokumenata slanjem putem e-mail-a.
detaljnije
Ukoliko se dokument deli sa korisnikom aplikacije, e-mail-om se prosleđuje link ka pregledu dokumenta u aplikaciji. Ukoliko se dokument deli sa trećim licem, koje nije korisnik aplikacije, e-mail-om se prosleđuje dokument, koji je moguće preuzeti.
5. Digitalni potpis
Upotrebom digitalnog potpisa olakšava se sklapanje dogovora i skraćuje se vreme obrade informacija.
detaljnije
Značaj mogućnosti digitalnog potpisivanja dokumenat u DMS aplikaciji ogleda se u potvrđivanju autentičnosti sadržaja dokumenta i garantovanju identiteta potpisnika.
6. Workflow
Kroz Workflow modul DMS-a omogućeno je kreiranje neograničenog broja konfiguracija procedura sa različitim brojem koraka i korisnika koji rade na njima. Konfiguracije procedura mogu kreirati administratori sitema samostalno, bez intervencije programera.
detaljnije
Veze između koraka procedure mogu se podešavati proizvoljno – mogu se odvijati linearno, mogu sadržati grananja ili imati povratne veze. Osnovne operacije nad dokumentima konfigurišu se za svaki korak pojedinačno. U delu aplikacije za pregled istorije procedure mogu se pratiti sve akcije korisnika, kao i tok dokumenta kroz proceduru, od pokretanja do završetka.
7. Delovodni broj i delovodna knjiga
DMS aplikacija omogućava kreiranje delovodnog broja konfigurabilnog formata, koji se može sastojati od šifre kategorije, separatora, godine i brojčane serije.
detaljnije
Delovodni broj je moguće konfigurisati posebno za dokumenta i posebno za predmete. Takođe, omogućeno je i vođenje elektornske delovodne knjige koja se preuzima na računar korisnika u XLSX formatu.
8. Privilegije
Administratoru sistema omogućeno je da kreira naloge korisnicima, kao i da dodeljuje privilegije u smislu upravljanja dokumentima u sistemu.
detaljnije
Privilegije su granularno postavljene; korisniku je moguće dodeliti ili oduzeti privilegije za upravljanje dokumentima, predmetima, delovodnom knjigom i kontaktima. Na ovaj način pristup dokumentima je zaštićen dodeljenim privilegijama u sistemu.
9. Eksterni servisi
DMS je otvorena aplikacija koja ima ugrađene mehanizme kojima je putem Web servisa omogućena komunikacija sa ekternim sistemima.
detaljnije
Pored kreiranja korisničkih naloga i upravljanja bazom kontakata u DMS-u, moguća je sinhronizacija sa ERP sistemima i Active Directory servisom.
DMS je dostupan i kao cloud
i kao on-prem rešenje
DMS – Birate lokaciju vaše digitalne dokumentacije
Zašto ComDoc DMS?
DMS – Benefiti rešenja
Od sada možete da uradite više, upravljajte dokumentacijom uz ComDoc i uštedite vreme svojim zaposlenima.
Prednost za zaposlene:
- Pregled dokumenata
- Podela poslova
- Olakšan proces rada i rukovanja
Prednost za menadžment:
- Uvid u tok podataka
- Uvid u status realizacije predmeta
- Mogućnost za unapređenje procesa
Prednost za preduzeće:
- Brži i lakši proces rada
- Visok stepen zaštite podataka
- Unapred definisan tok dokumenta
- Uvid u ceo životni vek jednog dokumenta
- Laka dostupnost
- Dobra organizacija
- Ušteda vremena i novca
- Jednostavna i sigurna digitalizacija
- Jednostavna manipulacija i razmena dokumenata
FAQ
DMS – Pitanja i odgovori
Kome je potreban ComDoc Document Management System?
Svim preduzećima, nezavisno od veličine.
Preduzećima koja imaju probleme sa skladištenjem i razmenom dokumentacije, sa
čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta.
Da li ovo rešenje mogu da instaliram u sopstvenom data centru?
Rešenje je dostupno kao servis na Coming Cloud platformi, a može biti instalirano i na
lokaciji korisnika.
Da li je ComDoc moguće integrisati sa ERP sistemima?
ComDoc je koncipiran kao otvoreni sistem gde korisnik ima mogućnost integracije sa postojećim ERP sistemima, kao i sa Active Directory servisom.
Da li je ComDoc DMS kompatibilan sa svim mobilnim uređajima?
Da, mobilnost i dostupnost uvek i svuda su jedne od karakteristika ComDoc DMS-a.
Koje su prednosti korišćenja ComDoc-a na cloud infrastrukturi?
U cloudu su dokumenta dostupna u svakom trenutku, dovoljan je pristup internetu i pretraživaču.
Da li su dokumenta bezbedna u ComDoc rešenju na cloud infrastrukturi?
Dokumenta su bezbedna jer koristimo savremena cyber security rešenja i garantujemo za podatke.
Da li samostalno mogu da upravljam ComDoc rešenjem?
Da, ComDoc je kreiran tako da administratori sa strane korisnika mogu samostalno da upravljaju sistemom bez intervencije programera.
Društvena odgovornost
Korišćenjem ComDoc DMS -a:
Štedite novac
Manji trgovinski lanac godišnje potroši na papir, štampu i skladištenje dokumentacije i do 150.000 evra
Čuvate šume
Banka srednje veličine godišnje proizvede čak 11 miliona listova papira, prema istraživanju NALED-a
Budite deo 7% ekološki odgovornih kompanija
Ubrajate se u samo 7 odsto ekološki odgovornih kompanija i institucija u Srbiji koje posluju elektronski
Pored svega navedenog jako je važno da napomenemo da korišćenjem našeg DMS rešenja možete napraviti veliku uštedu u potrošnji papira.
Pored materijalne koristi, uštedom papira čuvate i prirodne resurse i svrstavate se u društveno odgovornu kompaniju.
Reference
COMING - Computer Engineering
Toše Jovanovića 7, 11000 Beograd
+381 (0)11 3 544 644
www.coming.rs
Pišite nam
© 2022 COMING. Sva prava rezervisana.